Étude de cas

Coach solo libère 10 heures par semaine

Cartographie des process + solutions automatiques ciblées. RDV, factures et suivi centralisés en 14 jours.

Le contexte

Profil

Sophie, coach en développement personnel avec 3 ans d'expérience. Elle accompagne environ 15 clients par mois en sessions individuelles et anime des ateliers de groupe.

Les défis

  • Pas de système centralisé : clients éparpillés entre emails, Google Sheets et notes papier
  • Perte de temps sur la facturation manuelle et les relances de paiement
  • Difficulté à suivre l'évolution de chaque client entre les sessions
  • Gestion manuelle des confirmations et rappels de RDV
  • Stress constant de "ne rien oublier"

L'objectif

Gagner du temps sur l'administratif pour se concentrer sur l'accompagnement de ses clients et développer son offre de groupe.

Avant / Après

Avant

  • 10-12h/semaine sur l'administratif
  • Infos clients dispersées dans 5+ endroits différents
  • Factures créées manuellement une par une
  • RDV confirmés à la main par email
  • Notes de session dans un carnet physique
  • Oublis fréquents de relances
  • Vision floue de l'activité globale

Après

  • 2-3h/semaine sur l'administratif
  • Hub Notion centralisé pour tout
  • Facturation automatique post-session
  • Rappels automatiques 24h avant RDV
  • Notes synchronisées à la fiche client
  • Relances programmées automatiquement
  • Dashboard temps réel de l'activité

La solution mise en place

En 14 jours, nous avons construit un écosystème simple mais puissant :

Hub Client Notion

Base de données centralisée avec fiches clients complètes, historique des sessions, objectifs et prochaines actions.

Automatisation RDV

Calendly intégré avec rappels automatiques, création de fiche si nouveau client, ajout automatique à l'agenda.

Workflow Facturation

Génération automatique de facture via Stripe après chaque session, avec relance programmée si non payée à J+7.

Tableau de bord

Vue d'ensemble temps réel : revenus du mois, sessions à venir, clients actifs, taux de rétention.

Résultats mesurables

10h
Par semaine
Temps gagné sur l'administratif
100%
Centralisé
Toutes les infos au même endroit
-85%
Oublis
Moins de relances manquées
14j
Mise en place
Sprint complet avec formation

Outils utilisés

Notion
Calendly
Stripe
Make
Gmail
Google Calendar

Créer ton propre système

Comme Sophie, tu peux libérer du temps et reprendre le contrôle de ton activité. Tout commence par une conversation.

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