Étude de cas

Entrepreneur en construction libère 12 heures par semaine et élimine le chaos des suivis chantiers

Hub Notion centralisé + automatisations terrain pour gérer devis, chantiers et clients depuis son camion.

Le contexte

Profil

Marc-André, propriétaire d'une petite entreprise de rénovation résidentielle à Longueuil. Équipe composée de 3 employés permanents et plusieurs sous-traitants selon les projets. Il gère personnellement les appels clients, les devis, les suivis de chantiers et les approvisionnements — souvent depuis son camion entre deux chantiers.

Les défis

  • Suivis clients éclatés entre textos, courriels et notes papier
  • Devis créés manuellement dans Word, sans système de suivi automatique
  • Oublis fréquents de relances clients ou de visites de chantier
  • Difficulté permanente à savoir "où en est chaque projet"
  • Trop de temps perdu à faire de la coordination administrative
  • Documents éparpillés entre e-mails, Word et photos dans le cellulaire
  • Aucun suivi structuré post-chantier pour satisfaction client

L'objectif

Structurer la gestion des projets et libérer du temps pour le terrain et la supervision des chantiers, sans avoir besoin d'embaucher une adjointe administrative.

Avant / Après

Avant

  • 12 heures par semaine sur la paperasse administrative
  • Aucune vue d'ensemble sur l'état des chantiers
  • Relances clients manuelles et oublis fréquents
  • Documents éparpillés entre e-mails, Word et photos
  • Aucun suivi post-chantier structuré
  • Stress constant lié à la désorganisation
  • Difficulté à prioriser les urgences et suivis

Après

  • 2 heures par semaine sur l'administration
  • Tableau de bord Notion : devis, chantiers actifs, clients
  • Relances automatiques par e-mail et SMS programmées
  • Photos et documents liés directement à chaque fiche chantier
  • Suivi automatique des paiements via Stripe
  • Vue claire des marges et rentabilité par projet
  • Saisie mobile depuis le terrain via formulaire

Les solutions mises en place

En 14 jours, nous avons construit un système sur mesure adapté à sa réalité terrain :

Hub Chantiers Notion

Base centralisée avec fiches clients complètes : adresses, budgets, photos avant/après, historique des devis et statuts (en attente / approuvé / en cours / terminé). Tout accessible depuis le cellulaire.

Automatisation Devis → Facture

Dès qu'un devis est marqué comme "approuvé" dans Notion, une facture est générée automatiquement via Stripe avec lien de paiement envoyé au client par e-mail.

Suivi de chantier mobile

Formulaire Google Forms rempli sur cellulaire directement du chantier → ajout instantané dans Notion. Photos, notes et problèmes saisis en temps réel sans paperasse.

Relances automatiques intelligentes

Scénarios Make programmés : relance client automatique 3 jours après envoi du devis, puis relance de suivi 7 jours après si aucune réponse. Gain de temps massif.

Dashboard central de pilotage

Vue d'ensemble par chantier avec indicateurs clés : marge brute par projet, paiements reçus vs attendus, tâches ouvertes, prochaines échéances. Pilotage en un coup d'œil.

Historique client enrichi

Chaque client a un profil complet avec historique des projets, préférences, notes importantes. Permet un service personnalisé et des ventes additionnelles ciblées.

Les résultats

12h
Temps gagné
Chaque semaine dès le 1er mois
0
Devis oubliés
Relances automatiques
+28%
Taux de conversion
Grâce aux suivis systématiques
14
Jours de mise en place
Système opérationnel complet

Outils utilisés

Notion
Make
Gmail
Stripe
Google Sheets
Google Forms

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